Digitale Tachographen erfassen Lenk-, Ruhe- und Arbeitszeiten sowie weitere Aktivitäten von Chauffeusen und Chauffeuren. Für Unternehmen mit Fahrzeugflotten entstehen daraus klare Pflichten. Die Daten müssen fristgerecht ausgelesen, sicher archiviert und regelmässig ausgewertet werden. Doch welche Daten befinden sich auf Fahrer- und Unternehmenskarte? Welche Fristen sind zu beachten? Und wie lässt sich die Datenauslesung effizient organisieren? Dieser Beitrag gibt einen Überblick und zeigt, welche Lösungen sich je nach Fuhrparkgrösse eignen.
Tachographendaten auslesen, archivieren und auswerten
Der digitale Tachograph zeichnet kontinuierlich die Aktivitäten der Chauffeusen und Chauffeure sowie relevante Fahrzeugdaten auf. Damit Unternehmen diese Informationen nutzen und die Anforderungen der ARV erfüllen können, sind drei Schritte entscheidend:
Bei grösseren Fuhrparks wird die manuelle Verwaltung schnell aufwendig und fehleranfällig. Eine ARV-Auswertelösung bündelt die Daten an einem zentralen Ort und erleichtert damit sowohl die Kontrolle als auch die tägliche Arbeit der Fuhrparkverantwortlichen.
Fahrerkarte
Welche Daten werden gespeichert und wie lange?
Die Fahrerkarte speichert die Aktivitäten eines Fahrers in der Regel für mindestens 56 Tage. Bei Fahrerkarten der Generation vor GEN2V2 beträgt die Speicherdauer mindestens 28 Tage.
Gespeichert werden unter anderem:
- Lenkzeiten
- Ruhezeiten
- Bereitschaftszeiten sowie
- weitere Arbeitszeiten.
Sobald der Speicher der Fahrerkarte voll ist, werden die ältesten Daten automatisch überschrieben. Dadurch können ältere Informationen verloren gehen, wenn sie nicht rechtzeitig heruntergeladen und archiviert wurden. Gemäss ARV 1, Artikel 16b) Punkt 1 ist die Fahrerkarte wöchentlich auszulesen.
Mit TachoPlus lassen sich die ausgelesenen Daten einfach und sicher archivieren sowie automatisch gemäss den ARV-Vorschriften auswerten. Dadurch behalten Fuhrparkverantwortliche die Lenk- und Ruhezeiten ihrer Fahrer jederzeit im Blick, erkennen Verstösse frühzeitig und können aussagekräftige Berichte erstellen, diese mit den Fahrern besprechen und dokumentieren.
Welche Download-Lösung passt zu welchem Fuhrpark?
Wie Fahrer- und Fahrzeugdaten ausgelesen werden, hängt unter anderem von der Grösse und Organisation des Fuhrparks ab.
Manueller Download
Für kleinere Fuhrparks können Fahrer- und Fahrzeugdaten manuell über ein geeignetes Lesegerät ausgelesen werden. Dafür eignet sich beispielsweise der Smart Download Key. Die heruntergeladenen Daten werden anschliessend in die ARV-Auswertesoftware übertragen und archiviert.
Stationärer Download
Sind Chauffeusen und Chauffeure regelmässig am Unternehmensstandort, bietet sich eine stationäre Lösung wie das SmartTerminal an. Die Fahrerkarte kann dort selbstständig ausgelesen werden, ohne dass für jeden Download ein separates Lesegerät benötigt wird.
Automatischer Remote Download
Bei grösseren oder dezentral organisierten Fuhrparks lässt sich die Datenauslesung automatisieren. Fahrer- und Fahrzeugdaten werden über eine sichere Verbindung übertragen und zentral archiviert.
Ein Remote Download Gerät reduziert den manuellen Aufwand und hilft dabei, anstehende Downloads zuverlässig durchzuführen. Gerade bei vielen Fahrzeugen und Chauffeuren entfällt damit ein erheblicher Teil der administrativen Routinearbeit.
Bei grösseren Fuhrparks wird die manuelle Verwaltung schnell aufwendig und fehleranfällig. Eine ARV-Auswertelösung bündelt die Daten an einem zentralen Ort und erleichtert damit sowohl die Kontrolle als auch die tägliche Arbeit der Fuhrparkverantwortlichen.
Unternehmenskarte
Welche Daten werden gespeichert und wie lange?
Neben der Fahrerkarte spielt auch die Unternehmenskarte eine wichtige Rolle im digitalen Tachographensystem.
Auf der Unternehmenskarte werden unter anderem folgende Informationen gespeichert:
- Zugriffe auf den digitalen Fahrtenschreiber
- durchgeführte Download-Vorgänge sowie
- Angaben darüber, wann Daten ausgelesen wurden.
Diese Informationen können von den zuständigen Behörden eingesehen und überprüft werden. Dadurch lässt sich nachvollziehen, ob ein Unternehmen seinen gesetzlichen Verpflichtungen zur Datenauslesung nachkommt.
Unternehmen sind verpflichtet, die Daten des digitalen Fahrtenschreibers regelmässig herunterzuladen und zu archivieren. In der Regel müssen Fahrzeugdaten spätestens alle 90 Tage ausgelesen werden. Gemäss ARV 1 müssen die heruntergeladenen Daten anschliessend während mindestens drei Jahren aufbewahrt werden.
Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, wann und wie oft Datenauslesungen durchgeführt wurden.
Die Unternehmenskarte speichert die letzten 230 Nutzungen und Download-Vorgänge. Damit stehen den Behörden wichtige Informationen zur Verfügung, um die Einhaltung der gesetzlichen Ausleseintervalle zu kontrollieren.
ARV-Auswertung: Mehr als nur Datenspeicherung
Eine moderne ARV-Auswertung geht weit über die reine Archivierung hinaus. Die gesammelten Tachographendaten liefern wertvolle Informationen über die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und unterstützen Unternehmen im täglichen Fuhrpark-Management.
Mit einer professionellen Fuhrparklösung können Unternehmen:
- Lenk- und Ruhezeiten übersichtlich kontrollieren
- Verstösse frühzeitig erkennen
- Daten nachvollziehbar dokumentieren
- Berichte für interne Besprechungen erstellen und
- Fahrer gezielt informieren und schulen.
Eine übersichtliche Darstellung der Daten erleichtert die tägliche Arbeit für Disponenten und Fuhrparkverantwortliche. Statt einzelne Dateien manuell zu prüfen, stehen alle relevanten Informationen zentral zur Verfügung.
Die ARV-Auswertelösung TachoPlus unterstützt Unternehmen bei der Verarbeitung, Auswertung und Archivierung von Tachographendaten. Die Lösung kann als Einzelplatz-System, Mehrplatz-Lösung oder webbasiertes System eingesetzt werden und eignet sich für unterschiedlich grosse Fuhrparks.
