Bei anspruchsvollen Liegenschaften ist ein professionelles Schlüsselhandling zentral. Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Effizienz müssen im Alltag reibungslos zusammenspielen. Genau hier setzt ein aktuelles Projekt an, das Mobatime AG gemeinsam mit Kefalas Facility Management erfolgreich realisieren durfte.
Kefalas Facility Management betreut im Oberengadin eine Vielzahl hochwertiger Liegenschaften mit anspruchsvollen Eigentümern und klar definierten Servicelevels. Die operative Realität ist geprägt von parallelen Einsätzen, saisonalen Spitzen und einem stetig wachsenden Objektportfolio.
Im Zentrum des Tagesgeschäfts steht dabei ein unscheinbares, aber kritisches Element: der physische Schlüssel. Er ermöglicht Zugang zu sensiblen Bereichen, steuert Abläufe und bildet die Grundlage für termingerechte Dienstleistungen. Mit zunehmender Anzahl betreuter Objekte und Mitarbeitender stiegen die Anforderungen an Transparenz, Sicherheit und administrative Effizienz deutlich.
Ein professionelles Schlüsselhandling wurde damit zu einem strategischen Erfolgsfaktor.
Die Ausgangssituation war durch eine hohe Komplexität gekennzeichnet:
Gefordert war ein System, das:
Dabei musste die Lösung nahtlos in die bestehenden Abläufe integriert werden und den operativen Betrieb unterstützen, nicht verkomplizieren.
Gemeinsam mit Mobatime AG entschied sich Kefalas Facility Management für die Einführung eines strukturierten, elektronisch gesteuerten Schlüsselmanagementsystems.
Kern der Umsetzung sind drei zwei Meter hoheproxSafeFlexx-Schränke mit insgesamt 1’152 Steckplätzen. Jeder Schlüssel ist einzeln mechanisch arretiert und verplombt an einem KeyTag befestigt. Eine Entnahme ist nur nach autorisierter Identifikation möglich, wahlweise per PIN-Code oder RFID-Badge.
Das System erfüllt mehrere zentrale Anforderungen:
Die Integration erfolgte strukturiert und praxisnah, sodass der laufende Betrieb ohne Unterbrüche weitergeführt werden konnte.
Der Mehrwert zeigt sich insbesondere im täglichen Handling. Autorisierte Mitarbeitende erhalten gezielt Zugriff auf die für sie freigegebenen Schlüssel. Unklare Zuständigkeiten oder manuelle Listen gehören der Vergangenheit an. Jede Entnahme ist eindeutig einer Person und einem Zeitpunkt zugeordnet.
Im konkreten Arbeitsalltag bedeutet das:
Die strukturierte Dokumentation schafft Sicherheit, sowohl technisch als auch organisatorisch. Prozesse werden nachvollziehbar, Verantwortlichkeiten klar definiert. Dadurch steigt die Verlässlichkeit gegenüber Eigentümern und Partnern messbar.
Mit der Einführung des Systems hat Kefalas Facility Management nicht nur ein operatives Thema strukturiert, sondern eine skalierbare Grundlage für weiteres Wachstum geschaffen.
Das Unternehmen wächst kontinuierlich. Neue Objekte kommen hinzu, der Kundenbestand entwickelt sich positiv, und ein Umzug in grössere Räumlichkeiten ist bereits geplant. Das gewählte System trägt dieser Dynamik Rechnung:
Die Lösung unterstützt damit die langfristige Positionierung als professioneller Facility-Management-Partner im Oberengadin. Sie verbindet Sicherheit, Effizienz und Transparenz in einer Struktur, die mit dem Unternehmen mitwächst.
Schlüsselmanagement wird so vom administrativen Nebenthema zu einem integralen Bestandteil eines qualitätsorientierten Serviceverständnisses – mit klarer operativer Wirkung und strategischer Relevanz.