Die Verwaltung physischer Schlüssel stellt im Facility Management eine organisatorisch anspruchsvolle Aufgabe dar. Unterschiedliche Nutzergruppen benötigen Zugang zu zahlreichen Bereichen, oft standortübergreifend und rund um die Uhr. Mit zunehmender Objektanzahl wird ein strukturiertes System unverzichtbar, um Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und effiziente Prozesse sicherzustellen. Ein Referenzprojekt von Mobatime AG und der DEA Reinigungen GmbH veranschaulicht eine erfolgreiche Umsetzung.
Die DEA Reinigungen GmbH ist als Facility-Management-Dienstleister täglich an zahlreichen Standorten im Einsatz. Technische Räume, Mietflächen, Nebenräume und Aussenanlagen müssen für Mitarbeitende, externe Dienstleister sowie Piketteams jederzeit zugänglich sein.
Mit wachsendem Objektportfolio stieg auch die Anzahl der verwalteten Schlüssel. Die bis dahin eingesetzte manuelle Dokumentation, basierend auf Listen und Einzelaufzeichnungen, war zunehmend nicht mehr ausreichend, um Transparenz, Sicherheit und Effizienz im operativen Alltag sicherzustellen.
Für DEA Reinigungen GmbH wurde deutlich: Die Schlüsselverwaltung ist kein administratives Detail, sondern ein betriebsrelevanter Erfolgsfaktor.
Im dynamischen Umfeld eines Facility-Management-Dienstleisters zeigte sich die manuelle Verwaltung als limitierend:
Gerade in einem Umfeld, in dem Pünktlichkeit, Verlässlichkeit und Sicherheit zentrale Leistungsversprechen gegenüber den eigenen Kunden darstellen, war diese Situation langfristig nicht tragbar.
DEA Reinigungen GmbH formulierte daher klare Anforderungen an eine neue Lösung: maximale Transparenz, eindeutige Zugriffsregelung, administrative Entlastung und Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum.
In Zusammenarbeit mit Mobatime AG entschied sich DEA Reinigungen GmbH für die Einführung eines elektronischen Schlüsselmanagementsystems.
Die Implementierung erfolgte gezielt entlang der bestehenden betrieblichen Abläufe. Im Fokus stand nicht die Technologie selbst, sondern deren Integration in den operativen Alltag.
Das System ermöglicht:
Durch die strukturierte Einführung konnte die Umstellung ohne operative Beeinträchtigung erfolgen.
Mit der Einführung des elektronischen Schlüsselmanagements hat DEA Reinigungen GmbH ihre internen Prozesse nachhaltig professionalisiert.
Heute gilt:
Neben der erhöhten Sicherheit ist vor allem die Effizienzsteigerung im Tagesgeschäft spürbar. Mitarbeitende können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, statt administrative Unklarheiten zu klären.
Für DEA Reinigungen GmbH ist die elektronische Lösung mehr als ein organisatorisches Hilfsmittel. Sie stellt einen strukturellen Beitrag zur Qualitätssicherung dar und unterstützt das Unternehmen in seiner weiteren Entwicklung.
Mit der skalierbaren Systemarchitektur ist DEA Reinigungen GmbH optimal auf zusätzliche Objekte, wachsende Teams und neue Mandate vorbereitet.
Das Projekt zeigt exemplarisch, wie gezielte Prozessdigitalisierung im Facility Management zu höherer Transparenz, operativer Stabilität und langfristiger Zukunftsfähigkeit führt.