Wer ein Restaurant, Hotel oder Café führt, kennt die Herausforderungen im Alltag nur zu gut. Mitarbeitende springen kurzfristig ein, Schichten verlängern sich aufgrund einer hohen Gästeauslastung und gerade an Wochenenden läuft selten alles exakt nach Plan.
In meinen Gesprächen mit Gastronomiebetrieben stelle ich immer wieder fest, dass die Arbeitszeiterfassung zwar ernst genommen wird, sich jedoch viele Fehler unbemerkt in die Prozesse einschleichen. Oft sind es keine grossen Verstösse, sondern kleine Ungenauigkeiten, die sich über Monate hinweg summieren und bei einer Kontrolle oder einer arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung plötzlich zum Problem werden.
Dabei sind die Anforderungen eigentlich klar. Das Arbeitsgesetz sowie der Landes-Gesamtarbeitsvertrag des Gastgewerbes (L-GAV) verlangen eine nachvollziehbare Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit. Trotzdem sehe ich in der Praxis immer wieder dieselben Fehler.
In diesem Beitrag zeige ich die häufigsten Stolpersteine bei der Arbeitszeiterfassung im Gastgewerbe und erläutere, wie Betriebe diese vermeiden können.
Eine der häufigsten Beobachtungen aus meiner Praxis betrifft die Vermischung von Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung.
Der Dienstplan zeigt, wann Mitarbeitende arbeiten sollen. Die Zeiterfassung dokumentiert hingegen, wann tatsächlich gearbeitet wurde.
Dieser Unterschied klingt offensichtlich, wird im Alltag jedoch oft unterschätzt.
Ein klassisches Beispiel:
Eine Service-Mitarbeiterin ist gemäss Dienstplan von 17.00 Uhr bis 23.00 Uhr eingeteilt. Aufgrund einer gut besuchten Terrasse bleibt sie jedoch bis 23.45 Uhr im Einsatz. Wenn im System weiterhin nur die geplante Schicht erscheint, fehlen 45 Minuten Arbeitszeit.
Solche Abweichungen entstehen im Gastgewerbe regelmässig. Gerade deshalb reicht ein Dienstplan alleine nicht aus, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Viele Arbeitszeiten beginnen nicht erst mit dem ersten Gast.
Küchenmitarbeitende bereiten Arbeitsplätze vor, Service-Mitarbeitende richten Tische ein und Rezeptionisten übernehmen Übergaben. Dasselbe gilt am Ende einer Schicht. Die letzten Gäste verlassen das Restaurant, doch anschliessend folgen oft noch Reinigungsarbeiten, Kassenabschlüsse oder Vorbereitungen für den nächsten Tag. Wer lediglich die Öffnungszeiten oder die eigentliche Schichtdauer betrachtet, erfasst häufig nicht die gesamte Arbeitszeit.
Aus Sicht des Arbeitgebers mag dies zunächst nach wenigen Minuten pro Tag aussehen. Über ein Jahr gerechnet können daraus jedoch mehrere Dutzend Arbeitsstunden werden.
Kaum ein Thema sorgt bei Kontrollen häufiger für Diskussionen als die Pausenerfassung.
Viele Betriebe arbeiten mit automatischen Pausenabzügen. Das kann sinnvoll sein, solange die Pause tatsächlich bezogen wurde. Im Gastgewerbe sieht die Realität jedoch oft anders aus.
Ein Mitarbeitender sitzt zwar während 30 Minuten im Personalraum, wird aber mehrfach von Kollegen oder Gästen unterbrochen. Eine andere Person bleibt während ihrer Pause telefonisch erreichbar oder hilft kurzfristig beim Abräumen. In solchen Situationen stellt sich die Frage, ob tatsächlich eine vollwertige Pause stattgefunden hat. Je hektischer der Betrieb, desto wichtiger wird eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation.
In vielen Gastronomiebetrieben werden Überstunden zwar erfasst, anschliessend jedoch nicht aktiv bewirtschaftet. Dadurch entstehen Arbeitszeitkonten, die über Monate hinweg anwachsen. Besonders häufig sehe ich dies in saisonalen Betrieben oder bei langjährigen Mitarbeitenden. Die Folge sind hohe Zeitguthaben, deren Abbau immer schwieriger wird. Gleichzeitig verlieren Arbeitgeber den Überblick über die tatsächliche Personalsituation.
Eine Zeiterfassung sollte deshalb nicht nur Daten sammeln, sondern auch als Führungsinstrument genutzt werden.
Fehler passieren überall. Jemand vergisst das Ausstempeln oder erfasst versehentlich die falsche Zeit. Korrekturen sind deshalb völlig normal. Problematisch wird es erst dann, wenn niemand mehr nachvollziehen kann, wer wann welche Anpassung vorgenommen hat. Gerade bei papierbasierten Lösungen oder einfachen Excel-Listen fehlt häufig diese Transparenz.
Bei einer Kontrolle oder einer Rückfrage eines Mitarbeitenden kann dies schnell zu Unsicherheiten führen.
Das Gastgewerbe lebt von Flexibilität. Genau diese Flexibilität birgt jedoch Risiken. Wenn ein Mitarbeitender am Samstagabend bis spät arbeitet und am nächsten Morgen erneut früh beginnt, können gesetzliche Ruhezeiten unterschritten werden. In kleineren Betrieben fällt dies oft erst auf, wenn die Einsatzpläne rückwirkend geprüft werden. Je mehr Mitarbeitende beschäftigt werden, desto schwieriger wird die manuelle Kontrolle. Deshalb lohnt es sich, Arbeitszeiten regelmässig auszuwerten und nicht nur zu erfassen.
Der vielleicht grösste Fehler liegt in der Wahrnehmung der Zeiterfassung. Viele Betriebe erfassen Arbeitszeiten ausschliesslich deshalb, weil sie dazu verpflichtet sind.
Dabei liefern die Daten wertvolle Erkenntnisse:
Wer diese Informationen nutzt, erhält nicht nur mehr Rechtssicherheit, sondern auch eine bessere Grundlage für die Personalplanung.