Wer im HR arbeitet, kennt das. Eine Buchung fehlt, eine Pause wurde nicht korrekt erfasst oder bei einer Arbeitszeit stimmt etwas nicht. Solche Fälle lassen sich meistens schnell klären. Aufwand entsteht vor allem dann, wenn dieselben Fragen immer wieder auftauchen und das HR fehlenden oder fehlerhaften Zeitbuchungen nachgehen muss.
Eine gute Zeiterfassung sollte deshalb nicht erst am Monatsende auffallen. Sie sollte Mitarbeitende und Führungskräfte im Alltag unterstützen und dem HR möglichst verlässliche Daten für die weitere Verarbeitung liefern.
Gerade in Schweizer Unternehmen mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen und betrieblichen Regelungen ist das nicht immer selbstverständlich. Aus unserer Erfahrung bei Mobatime AG wissen wir, dass dabei nicht nur die Erfassung selbst zählt. Auch klare Regeln, einfache Korrekturprozesse und nachvollziehbare Auswertungen spielen eine wichtige Rolle.
Welche sieben Best Practices dabei helfen, die Zeiterfassung im Personalwesen zuverlässiger zu gestalten und unnötige Korrekturen zu reduzieren, zeigen wir in diesem Beitrag.
Klare Arbeitszeitregelungen, verständliche Erfassungsprozesse und definierte Kontrollabläufe bilden die Grundlage für eine saubere Zeitwirtschaft. Für das HR geht es dabei nicht nur um die Erfassung einzelner Arbeitszeiten, sondern auch um die Qualität der Zeitdaten für die Personaladministration und die Lohnverarbeitung.
Die folgenden sieben Best Practices zeigen, wo Unternehmen ansetzen können, um Fehlerquellen zu reduzieren und den Korrekturaufwand im HR-Alltag zu begrenzen.
Am Anfang steht das Arbeitszeitreglement. Darin sollte festgehalten sein, welche Arbeitszeitmodelle im Unternehmen gelten, wie die Sollarbeitszeit berechnet wird und welche Vorgaben für Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen und Abwesenheiten bestehen.
In der Praxis wird es anspruchsvoll, sobald verschiedene Personalkategorien oder Arbeitszeitmodelle zusammenkommen. Teilzeitmitarbeitende, Mitarbeitende im Stundenlohn, Personen mit Gleitzeit oder Mitarbeitende im Schichtbetrieb können unterschiedliche Vorgaben haben. Werden diese Unterschiede nicht sauber berücksichtigt, entstehen bei der Zeiterfassung schnell falsche Zeitguthaben, fehlerhafte Saldi oder unnötige Korrekturen.
Je klarer diese Grundlagen definiert sind, desto einfacher lassen sich Zeitdaten kontrollieren und Abweichungen einordnen. Das HR muss dadurch weniger Einzelfälle klären, die eigentlich auf unklaren oder uneinheitlich angewendeten Regeln beruhen.
Pausen gehören zu den häufigsten Punkten, bei denen bei der Zeiterfassung Fragen entstehen. Wurde die Pause erfasst? Wurde sie korrekt berechnet? Und welche Regel gilt, wenn die tatsächliche Arbeitszeit vom üblichen Tagesablauf abweicht?
Für Schweizer Unternehmen ist dabei wichtig, zwischen den gesetzlichen Vorgaben, den Regelungen im Arbeitszeitreglement und der technischen Umsetzung zu unterscheiden. Die Pausenregelung muss zum jeweiligen Arbeitszeitmodell passen und im Zeiterfassungssystem nachvollziehbar hinterlegt sein.
Automatische Pausenberechnungen können den administrativen Aufwand reduzieren, wenn die entsprechenden Regeln korrekt definiert sind. Dabei sollte das System beispielsweise berücksichtigen, ab welcher Arbeitsdauer eine Pause vorgesehen ist und wie mit bereits erfassten Pausen umgegangen wird. Ebenso muss feststehen, wie Sonderfälle behandelt werden, etwa wenn Mitarbeitende ihre Pause ausserhalb der üblichen Zeiten beziehen oder eine manuelle Korrektur notwendig ist.
Für das HR ist nicht nur die Berechnung selbst relevant. Entscheidend ist auch, dass bei einer Kontrolle ersichtlich bleibt, auf welcher Regel die Berechnung beruht. So lassen sich Rückfragen von Mitarbeitenden und Führungskräften sachlich klären.
Wenn Mitarbeitende für eine einfache Zeitbuchung mehrere Schritte benötigen oder nicht wissen, welches Feld sie auswählen müssen, entstehen schnell Fehler. Das liegt nicht unbedingt an mangelnder Sorgfalt, sondern häufig daran, dass der Erfassungsprozess unnötig kompliziert aufgebaut ist.
Für das HR lohnt es sich deshalb, die Zeiterfassung auch aus Sicht der Mitarbeitenden zu betrachten. Ist klar, wann eine Arbeitszeitbuchung notwendig ist? Wie werden Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen erfasst? Können Abwesenheiten eindeutig ausgewählt werden? Und ist ersichtlich, wenn eine Buchung fehlt oder nicht plausibel ist?
Je einfacher der Erfassungsprozess aufgebaut ist, desto weniger fehlerhafte oder unvollständige Zeitdaten gelangen in die nachgelagerte Kontrolle. Das entlastet das HR insbesondere dann, wenn viele Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten selbstständig erfassen und die Führungskräfte die Buchungen anschliessend prüfen.
Wenn eine Arbeitszeit fehlt oder falsch erfasst wurde, stellt sich schnell die Frage, wer sich darum kümmert. Muss die Mitarbeitende die Korrektur selbst beantragen? Prüft die Führungskraft die Änderung? Oder wird der Fall direkt durch das HR bearbeitet?
Solche Fragen sollten im Unternehmen vorab geklärt sein. Denn nicht jede Korrektur muss durch das HR erfolgen. Gleichzeitig muss das HR nachvollziehen können, welche Änderungen vorgenommen wurden, wer diese genehmigt hat und welche Fälle noch offen sind.
Ein möglicher Korrekturworkflow sieht vor, dass Mitarbeitende eine fehlende oder fehlerhafte Buchung melden beziehungsweise eine Korrektur beantragen. Die zuständige Führungskraft prüft die Änderung und gibt sie frei. Das HR übernimmt die übergeordnete Kontrolle und bearbeitet jene Fälle, bei denen eine besondere Prüfung notwendig ist.
Je nach Unternehmensgrösse und Organisationsstruktur kann dieser Ablauf unterschiedlich gestaltet sein. Entscheidend ist, dass die Verantwortlichkeiten klar definiert sind. Dazu gehören insbesondere
Ein klarer Korrekturworkflow verhindert, dass Zeitbuchungen mehrfach geprüft werden oder zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und HR hin und her gehen. Gleichzeitig bleibt die Nachvollziehbarkeit der Änderungen erhalten.
Im Arbeitsalltag gibt es immer wieder Situationen, die nicht dem üblichen Ablauf entsprechen. Eine Buchung wurde vergessen, ein Einsatz kurzfristig geändert oder ein Arbeitstag verlief anders als geplant. Solche Fälle lassen sich nicht vollständig vermeiden. Sie sollten aber auch nicht jedes Mal neu beurteilt werden müssen.
Für die Personalabteilung ist deshalb hilfreich, wenn definiert ist, wie mit solchen Ausnahmen umzugehen ist. Dabei geht es nicht nur um die Korrektur selbst, sondern auch um die korrekte Zuordnung des Falls. Eine vergessene Buchung ist beispielsweise anders zu behandeln als eine nachträgliche Änderung des Einsatzplans oder eine Abweichung aufgrund einer besonderen betrieblichen Situation.
Ein sinnvoller Prozess umfasst beispielsweise
Auch die Kommunikation spielt eine Rolle. Mitarbeitende und Führungskräfte sollten wissen, wann eine Korrektur selbst vorgenommen werden kann und wann eine Rücksprache mit dem HR oder der vorgesetzten Person notwendig ist.
Standardisierte Abläufe helfen dabei, Ausnahmefälle vergleichbar zu behandeln. Das erleichtert die Kontrolle durch das HR und verhindert, dass ähnliche Sachverhalte je nach Person oder Abteilung unterschiedlich bearbeitet werden.
Bevor Arbeitszeitdaten weiterverarbeitet oder an ein Lohnsystem übergeben werden, sollten sie auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft werden. Fehlende Buchungen, ungewöhnliche Abweichungen oder offene Korrekturen lassen sich so frühzeitig erkennen.
Für die Personalabteilung ist diese Kontrolle besonders vor dem Monatsabschluss relevant. Je später eine Unstimmigkeit auffällt, desto grösser ist das Risiko, dass die Korrektur unter Zeitdruck erfolgen muss oder sich auf nachgelagerte Prozesse auswirkt. Eine definierte Kontrollroutine hilft, die Zeitdaten rechtzeitig zu prüfen und offene Punkte vor dem Lohnlauf zu klären.
Vor dem Monatsabschluss können beispielsweise folgende Punkte kontrolliert werden
Je nach Unternehmen können zusätzlich die Überstunden, Ferien- und Abwesenheitssaldi oder die Übergabe an die Lohnverarbeitung relevant sein. Dabei sollte klar definiert sein, welche Prüfungen durch die Führungskräfte erfolgen und welche Kontrollen beim HR liegen.
Eine solche Plausibilitätsprüfung ersetzt nicht die fachliche Beurteilung durch das HR. Sie hilft aber, auffällige Fälle gezielt zu identifizieren, statt sämtliche Zeitdaten manuell kontrollieren zu müssen.
Arbeitszeiten und Zeitdaten über verschiedene Endgeräte erfassen und kontrollieren.
Eine Zeiterfassung kann fachlich korrekt aufgebaut sein und trotzdem im Alltag unnötig kompliziert werden. Wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten nur umständlich erfassen können oder Führungskräfte für eine Freigabe mehrere Schritte benötigen, entstehen neue Fehlerquellen und zusätzliche Rückfragen beim HR.
Deshalb sollte eine Zeiterfassung nicht nur die Anforderungen der Personaladministration erfüllen. Sie muss auch für die Personen verständlich und praktikabel sein, die täglich damit arbeiten. Dazu gehören Mitarbeitende, Führungskräfte und je nach Organisation weitere Stellen, die an der Arbeitszeitkontrolle beteiligt sind.
Für das HR sind dabei insbesondere folgende Fragen relevant
Mobatime AG bietet Lösungen für unterschiedliche Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung und Zeitkontrolle. Welche Erfassungsarten, Freigabeprozesse und Auswertungen sinnvoll sind, hängt dabei vom jeweiligen Unternehmen, den Arbeitszeitmodellen und den internen Abläufen ab.
Für das HR ist letztlich entscheidend, dass die Zeiterfassung nicht als isoliertes System betrachtet wird. Sie sollte in die bestehenden Prozesse der Personaladministration eingebunden sein und die tägliche Arbeit von Mitarbeitenden, Führungskräften und HR sinnvoll unterstützen.